改善チェックシート
管理業務の典型的な改善ポイントを経営、プロジェクト管理、人事、経理、総務、法務の6つカテゴリー別にリストアップしました。
アーロン・コンサルティングでは、状況に合わせたより効率的な対策をご提案いたします。
経営
- 時間が足りず、本当にやりたいことに手が回っていないと思うことはありませんか？
- 先手を打つためにも、まずは貴方を日々煩わせている業務を手放し、時間を作ることが必要です。
- 会社の現状や問題点を、しっかり把握できていますか？
- 判断や実行する前に、現状を根拠となるデータに基づいて把握することで、より確信を持てたり、なすべきことが見えてきたりします。
- 会社の先行きを見通せていますか？
- 財務分析や資金繰り管理、予実管理等を行うことにより、実態を正確に把握し、その上で先を見通すことができます。
- 事業展開は、具体的な計画におとして、着々と進められていますか？
- 現実的な計画には、データや分析、具体的なイメージが必要です。
プロジェクト管理
- 担当者の責任範囲は明確になっていますか？
- 限られた人数での業務はそれぞれの責任範囲が曖昧になりがちで、細かな情報が抜け落ちていくことで業務に支障を来す場合があります。
- 利益率の管理はできていますか？
- 忙しいからといって儲かっているとは限りません。案件ごとの適正なコストを見極め、利益を確保するスキームを作る必要があります。
- 見積もり通り案件は進んだり、納期は遵守できていますか？
- 見積もりを精緻化したり、進捗管理を行うことが、利益率を上げることにつながります。
人事
- 就業規則は会社の実情とあっていますか？
- 会社設立時に社労士に依頼して作成したものの、実態とかみ合っていない場合、実態に合わせた内容に変更しましょう。
- 従業員の雇用契約に、追加・変更したい条項はありませんか？
- 後々のトラブルを避けるためにも、雇用時に明示すべきことは、全て盛り込みましょう。
- 人事評価が一面的になっていませんか？
- 適正な評価は、従業員のモチベーションを向上させます。
- 勤怠管理は導入していますか？
- 時間に対する従業員の意識を変わると、勤務態度や利益率も変わってきます。案件毎の原価管理も可能になります。
- 従業員は自分の目標を設定できていますか？
- 従業員にとってはもちろんのこと、会社にとっても、一人一人に求めることを明確にしておきましょう。意思疎通もスムーズになります。
経理
- 現金、印鑑など、貴重品は安全に保管されていますか？
- ルールを設け、守る習慣を作る事が事故を防ぎます。
- 請求、入金確認は行われていますか？
- 案件の未計上による請求漏れや未入金が発生しないようリスト化し、管理していきましょう。資金繰り計画も作成でき、経営の見通しがより精緻になります。
- 銀行の窓口手続きに時間を取られていませんか？
- 通帳記帳も含め、効率よく対応が可能です。
- 資金繰りに慌てる事はありませんか？
- 小額の支払いも件数が増えれば予算を超えてしまう事もあります。精緻なプランを作成しましょう。
- 予実管理はできていますか？
- 簡単なPlan Do Seeを繰り返すことで、経営の見通しがより精緻になっていきます。
- 適正な見積もりができていますか？
- 見積もりは、原価となる人件費や材料費、その他の販管費、今後の拡張計画等、適正な積算根拠をもとに算出する必要があります。
またコストやプランは時とともに変化します。見積もりを行うにはそうした基準を適宜更新し、反映していくことが大切です。
総務
- 頻繁な営業電話に煩わされていませんか？
- 応対の要否をよりわけ、わずらわせません。
- 備品や消耗品は効率的に利用できていますか？
- 雑多な出費は意外と簡単に増えてしまう事があります。
- 対外的な文書はフォーマットが統一されていますか？
- 商品が何であれ、顧客からの信用は日常の文書のやり取りから損なわれる事もあります。
- オフィスの賃貸契約や業者対応はスムーズですか？
- 本来の業務外のものは管理の対象として見づらいものですが、オフィスの運営に無駄を出さないための管理が必要です。
- 重要な相手とのメールや電話の取り次ぎはタイムリーに行われていますか？
- 外出時でも伝言や代理の返信で相手側をお待たせする事はありません。
法務
- 契約書はチェックできていますか？
- お客様の要望により先方の雛形に則ることが多くても、あなたの会社を守るために必要な条項があります。リスクポイントを洗い出し、適宜貴社の顧問弁護士との相談も代行いたします。
- 会社の知的財産は守られていますか？
- 企業が持つ技術やノウハウは大切な資産です。
契約書上でその権利を譲渡してしまえば、将来利益をもたらしてくれるはずのものをみすみす手放すことになってしまいます。
クライアントが用意した契約書のひな形を使う場合は特に注意が必要です。 - 締結した契約書類は管理できていますか？
- 会社の利益を公的に立証するもので、紛失すれば会社の信用に関わります。
- 必要な契約は全て締結できていますか？
- 業務を急ぐあまり、契約の遅れを不可抗力として済ませてはいませんか？
様々な事情があるとしても、なんらかのコミットを業務開始前に頂く必要があります。 - ビジネスモデルにあった契約書のひな形は用意できていますか？
- 契約書上の取り決めは、商材の特性やその利用条件によって守るべきものが微妙に変わってきます。また下請け業者との契約についても、依頼内容に応じて条文を変える必要があります。