【ご要望】

会計処理を社内で行いたいが、一人を採用するほどの規模ではないため、アウトソーシングをご希望でした。

【アーロンの提案と実行】

中小の規模の企業の場合、スタートアップ時点では経営者の方が自らが会計処理を行われたりするケースは少なくありません。
しかし、事業の成長とともに処理件数が増えたり、複雑になるとアーロンにご依頼を頂くケースは時々ございます。

毎月の会計処理を行うためには、必要な書類の回収やさまざまな情報収集が必要になります。お客様は会計に何が必要かの全てをご存知ではないこともあります。まずは、ヒアリングやご説明をしながら、お客様の業務フローの一部となるよう必要な情報がアーロンに集められるよう設計します。

もう一つ大切なのは、お客様の事業についても知ることです。会計処理をする上で、判断に迷うこともありますが、そうした情報が助けになります。様々な業種のお客様と仕事をすることで、色々な業界を知ることができるのと、各お客様企業に所属して、転職したような気分にもなります。

役員の方には、会計上の問題点を把握し、経営者がどんな情報が必要なのかを考えた上で、 月次等の報告に盛り込んでいきます。 こうした報告など遣り取りのなかでお客様から教えていただくことも少なくありません。

【ご要望】

自分が代表取締役となっている３社を、業務の効率化と費用削減のため、最も有効な形に組織再編したい。

【アーロンのご提案と実行】

お客様は３社の内、どれを存続会社にしたいという具体的なご要望はなかったため、うち1社の有限会社を除いた２社がそれぞれ存続会社となった場合の会計上、税務上、費用面でのメリット・デメリットを洗い出しました。もっとも効率的な運営となる合併の方法をご提案した結果から、お客様が結論を出されます。
その後は以下のようなステップになります。
合併に関する契約書締結や公告
司法書士、税理士と調整の上、債権者個別催告等
合併後の決算
各種届出
銀行口座統合等、各種手続き
会社はその成長の過程で、方向性を変えることがあります。私たちはお客様のご要望をお聞きした上で、客観的な判断をして頂けるようデータを整理し、実行していきます。

【ご要望】
会社の財務としてではなく、各案件ごとの利益率が知りたい、というのは特にIT系企業のお客様からご依頼いただくことが多いものです。

【アーロンの提案と実行】

個別の案件がどれくらいの利益を出し、問題のあった案件がどれほどの問題を抱えていたか、となると漠然としか分からない。それは単に利益の詳細が知りたいというよりも、どこに改善すべき問題があるのか、また問題があることは知っていても実際にそれがどれほどの影響があるのかを具体的に知りたい、というのがお客様のご希望です。

原価の求め方としては、最初に以下のようなものを積み上げます。
人件費から各従業員の時間単価を算出し、費やした時間から求めたコスト
外注費
直接紐づく物品の購入費

構造としては単純なようですが、実はちょっと準備が必要になります。
人件費を割り振るには、各従業員にどの案件にどれだけの時間を使ったかを記録してもらう必要がある。
外注費や物品購入の支払は、常にそれがどの案件に紐づくものかを振り分けなくてはいけない。
こうしたことは、社内全体にその意識を持っていただく必要が出てきます。
アーロンとしては、最初にこのご要望を出された経営者の方だけではなく、会社全体にその必然性や変更されるプロセスを分かりやすく作っていくところからスタートし、お客様の知りたいデータが抽出できるようにしていきます。

【ご要望】
急成長しているお客様から、「今までは手の空いている人がやっていたけど、今は手が回らない」業務があるという声がありました。漠然としたご依頼ですが、実際は時折いただくお話しです。

【アーロンのご提案と実行】
専任者がおらず、誰かが片手間で処理していた仕事は、瑣末なことと思われがちですが、内容は細かく多様です。
まずはそうした業務を全て洗出し、アウトソース出来る業務と、従来通り社内でやって頂く業務とに分け、フローも整理していきます。こちらでお受けする業務は運用ルール案をお客様にご提案し、より効率的に双方の業務が回るよう検討を進めていきます。
その際にはお客様の求めている環境を理解し、共感するよう努めることが求められます。そしてこちらが必要とする情報を如何にしてスムーズに収集できるようにしていくか。こうした改善により、日々の業務が円滑に回り、お客様企業の改善・進化に携われることに、充実感を感じます。

【ご要望】

社員数が常時１０名以上になったため、就業規則をつくりたい。

【アーロンのご提案と実行】

就業規則とは、その会社の従業員に共通する労働時間や給与その他の労働条件等を定めた「ルールブック」です。インターネットには様々なテンプレートが存在し、それらを参考に当たり障りのない就業規則を作成することは可能ですが、後々不都合が生じたり、トラブルの種となってしまうことがあります。また、ちょっとした書き方の違いで意味が大きく異なることがあります。こういったリスクをお客様にご理解をいただき、その会社の実態に合わせた「ルールブック」を作成するために、社会保険労務士をご紹介し、協力を得て、約１ケ月で届け出まで行うことができました。

１．現状の確認
既存のルールについて、社会保険労務士が作成したチェックリストを元に、お客様にヒアリングを行いました。

２．お客様がルールとしておきたい事項の洗い出し
就業規則には「絶対的必要記載事項」「相対的必要記載事項」「任意的記載事項」があります。この各記載事項のご説明をし、お客様がルールとしておきたい事項の洗い出しを行いました。

３．社会保険労務士に現状のルールと記載事項の項目を報告し、ドラフト作成を依頼。

４．ドラフトを元にお客様と社会保険労務と打ち合わせ
社会保険労務士に詳細を説明いただき、お客様のご要望との齟齬を確認、就業規則のBrush-up。

５．従業員への意見聴取
お客様のご希望により、従業員全員に意見の聴取をいたしました。

６．労働基準監督署長への届け出
郵送で労働基準監督署長へ届け出を行いました。

７．周知
対象となるすべての従業員がアクセスできる場所に就業規則を掲載し、周知を行いました。

就業規則や規程類は「１度作成したら終わり」ではありません。作成したルール通りに運用されているか、成長した会社に合わせて変更すべきところはないか、無理はないか、都度現状を把握し、必要であれば改定を行います。

特にベンチャー企業は、最小限の人数で運営している企業様が多く、運用状況や改定の要否の確認、それらに対する対応を適宜行うことは難しいのが現状です。アーロンでは、そのような企業様に対し、定期的に確認やご提案、運用のお手伝いをさせていただきます。

アーロンからの提案と実行

ベンチャーであることを踏まえ、管理業務は必要最小限のものから優先順位をつけて整備。
事業計画や資金計画、新規企画等も資金繰りや日々の業務負担を考慮しつつ、最適なスケジュールとなるよう提案しました。

先方には常駐せずにメールで進捗確認しつつ、いただいた質問へのアドバイスを提供。
隔週で２時間程度、打ち合わせと直接の作業サポートを実施しています。

１ヶ月分のスケジュール例

• 1w
• 2w
• 3w
• 4w

アーロンからの提案と実行

・提案・見積もりから受注、そして納品までの一通りの管理業務をルーティン化。
・売上１件ごとに紐づけるべき人件費や仕入れコストを分類、集計。
の２つを中心に改善計画を作成、提示。

社長と細部をつめながら実行に移しました。

現場での調整

データ収集には、社長だけではなく他の従業員にも負担がかかります。
現場の抵抗感が発生することも懸念されたため、必要性について少しずつ説明しながら協力してもらえるようサポートを行いました。

結果と効果

従業員の意識に定着されるにつれて、データの精度を上げていくことができました。

この結果はそれを望まれていた社長だけでなく、社員への意識にも変化が見られ、自分の担当した仕事が業績にどのように影響を与えているのか、関心を持っていただけるようになりました。

利益率管理という実質的な役割以外に、社内の活性化という別の効果もあったと言えるかもしれません。

ベンチャーの管理業務、業務整理、業務フロー整備、マニュアル化、管理会計・プロジェクト管理の導入、各種リサーチ、財務分析、人事評価制度構築、戦略策定、戦略実行支援、資金繰り分析、Forecast、部門間の業務整理・情報共有方法の整理、Job Discription、電話応対、契約書管理 etc.

あるスタッフの１日です。
クライアント数件の管理業務、監査役等、兼務しています。

 8:00   長男を小学校に見送り
 9:00   次男を託児所に見送り
 9:30   税理士から送られてきたA社とB社の月次帳票チェック、資金繰り表更新     
10:30   継続案件であるI社への来月の提案書、請求書を作成
11:00   B社のマーケティング戦略を検討・資料手書きドラフト
12:00   監査役を務めるO社社長とランチ
13:30 　食糧買い出し
14:00   次男のお迎え
14:30   帰宅
15:00   長男帰宅、習い事へ付き添い

あるスタッフの１日です。
お客様のご要望で、フルタイムの勤務ではありません。

 9:45   出社、デスク周りの掃除
10:00   月末の振込手続き
        資金繰り表更新
11:00   従業員の日報確認、プロジェクト原価管理表更新
11:30   クライアントからの契約書ひな形のチェック
        リスクポイントの洗い出しとまとめ
        社長に報告
12:30   昼休み
13:30   月末納品案件の社内担当者への確認
        月末請求書発行リスト更新
14:15   社長宛郵便物整理
        親展以外を開封
        要支払請求書を支払予定リストと照合
        予定外支払の社長への確認
14:30   社員立替金精算シートチェック、集計
        社長承認後、給与支払時に含める支払に合算
14:45   明日の業務予定作成
        本日の業務報告、および社長要判断項目のまとめを社長、常務宛にメール
15:00   通帳、印鑑それぞれの保管場所への施錠をし、退社

この間、社長宛営業電話対応、訪問営業対応、庶務対応数件ずつ